Assemblée Générale

Les archers de Roquefort Association régie par la loi du 1er juillet 1901

Siège social 156 chemin de Jeanton 40120 Roquefort

RNA W402008950

Procès-Verbal Assemblée Générale

Le 15 mars 2025 à 16h00, les membres de l'association se sont réunis en assemblée générale.

Le Président de l'association Emmanuel BEAUCHAMPS, dirige et déclare la séance ouverte. Le statut ne prévoit aucun quorum. Les convocations ont été notifiés au préalable par notification numérique et lors des séances aux membres et adhérents dument inscrits et à jour de cotisation. Sont présents les membres du bureau et autres adhérents, ainsi que la Mairie de Roquefort représentée par Mme Marie José TASTET et M. Pascal CALMETTES.

Le Président rappelle que l'ordre du jour est le suivant :
1) Rapport financier

2) Attribution des fonctions et répartition des tâches

3) Point sur le règlement intérieur

4) Point sur les événements et les projets

5) Calendrier

1 - Rapport financier

Mr ERARD Philippe, trésorier et Mme BONNEAU Véronique trésorière adjointe, font état du rapport financier pour l'année écoulée.

Recettes / Dépenses (répartition des charges : frais du compte bancaire associatif, contraction assurance, matériels consommables, fournitures diverses…). Demandes de subventions auprès des organismes et entreprises. État comptable financier à joindre au procès-verbal final.
Afin de garantir l'équilibre financier de l'association, le bureau fait un rappel du montant de la cotisation pour l'année 2024/2025, soit :

1er membre 20 euros, 2ème membre 10 euros, Encadrant 10 euros et à partir du 3ème membre forfait famille 40 euros

2 - Attribution des fonctions et répartition des taches

Le Vice-Président actuel étant démissionnaire, un appel à candidature a été fait pour le renouvellement du bureau : à l'issue des votes, ont été élu à l'unanimité :

Au poste de Président : M. BEAUCHAMPS Emmanuel

Au poste de Vice-Président : Mme GOBLET Bérengère

Au poste de Secrétaire : Mme DETON Sandra

Au poste de Trésorier : M. ERARD Philippe

Au poste de Trésorière Adjointe : Mme BONNEAU Véronique

Au poste de responsable matériel : Mr BOUDEY Jean-Bernard

Les candidats au poste d'encadrant (encadrement des enfants le mercredi) pour l'année prochaine (rentrée scolaire 2025) devront se faire connaitre auprès du président pour approbation.

Nous avons actuellement comme encadrant Mme Betbeder Béatrice et Mr Boudey Jean Bernard

3 – Point sur le règlement intérieur

Il a été décidé qu'un livret d'accueil sera délivré lors de l'adhésion, avec à l'intérieur le règlement de l'association ainsi que des conseils pour une bonne pratique du tir à l'arc.

4 – Point sur les événements et les projets

M. BOUDEY Jean Bernard a lu à l'assemblée le compte rendu fait par la mairie suite à notre entrevu du 24/02/2025.

Il a ensuite exposé les différents projets pour l'association, qui consiste en l'acquisition de différent type de cibles et tyroliennes

Il a également été proposé aux membres de la municipalité de se joindre à nous pour une découverte de nos activités.

Les adhérents ont soulevé l'idée de réalisé un vide greniers afin de financer les projets.

5 - Calendrier

Accueil de l'Institut Médico Educatif de Mont de Marsan tous les jeudis pendant la période d'avril à juin 2025 (à voir car à ce jour nous n'avons aucunes nouvelles de l'IME)
La création du livret d'accueil regroupant les informations pratiques de l'association, le règlement intérieur et les consignes de sécurité.
Le repas de fin de saison a été arrêté au Dimanche 1 er juin 2025. Les détails de son organisation et de la participation des bénévoles seront communiqués sur le groupe WhatsApp en temps voulu.
Participation au forum des associations de Roquefort en septembre 2025.

Le président remercie au nom de l'association tous les adhérents bénévoles qui permettent la répartition des charges et tâches (encadrement des enfants et des adultes, sécurité et prévention, tâches administratives, besoins logistiques, entretien des espaces alloués...) Il rappelle par ailleurs l'importance de l'implication de tous les adhérents au sein de l'association dans la mesure de leurs possibilités personnelles. Toutes les contributions, mêmes partielles sont bénéfiques.

A l'issue du débat entre les membres et adhérents, le président de séance a mis aux voix les questions suivantes, conformément à l'ordre du jour :

Résolution 1 : Bilan annuel L'assemblée générale adopte la délibération à l'unanimité.

Résolution 2 : Attribution des fonctions et des taches
L'assemblée générale approuve la composition du bureau et son fonctionnement à l'unanimité.

Félicitation au nouveau membre ayant rejoint le bureau, et nous remercions tous les adhérents et personnes présent.

A l'issue du tour de table, l'ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance.

Le 15 mars 2025 à Roquefort 40120

Le Président

Emmanuel BEAUCHAMPS

ANNEXE

Bilan financier AG du 15 /03/2025

AU 30 JUIN 2024 AVEC 32 ADHÉRENTS

CA = 817,27€ + CAISSE = 218,37€ pour un total de 845€64

AU 31 JANVIER 2025 L'ASSOCIATION COMPREND 64 adhérents

39 ADULTES ET 25 ENFANTS

34 ADHÉRENTS DE ROQUEFORT DONT 13 ENFANTS

POUR LES RECETTES

TOTAL COTISATION : 840€ POUR L'ANNÉE 2024/25

SUBVENTION 2024/25 :

200€ MAIRIE DE ROQUEFORT

100€ AQUALANDE SAS

PLACEMENT EN LIVRET A 900€ + INTÉRÊTS 2,25 = 902,25€

TOTAL RECETTE 1987,89,€

POUR LES DÉPENSES

GOÛTER DE NOËL 53,34€, TROPHÉS 6€

MATÉRIEL 300,33€

BARNUM 50€

AMÉNAGEMENT TERRAIN 172,88€

ACHAT WC 58,40€

TOTAL 640,95

DÉPENSE BANQUE (frais bancaire) 75.90€

ASSURANCE 185,70€

TOTAL 261,60€

TOTAL DEPENSES ASSOCIATION : 902,55 €

RESTE 1085,34

Les archers de Roquefort Association régie par la loi du 1er juillet 1901

Siège social 156 chemin de Jeanton 40120 Roquefort

RNA W402008950

Procès Verbal Assemblée Générale extraordinaire

Le 12 octobre 2024 à 16h00, les membres de l'association se sont réunis en assemblée générale extraordinaire sur le site du pas de tir à l'arc à Roquefort.

Le Président de l'association Emmanuel Beauchamps, dirige et déclare la séance ouverte. Le statut ne prévoit aucun quorum. Les convocations ont été notifiés au préalable par notification numérique et lors des séances aux membres et adhérents dument inscrits et à jour de cotisation. Sont présents les membres du bureau et autres adhérents.

Le Président rappelle que l'ordre du jour est le suivant :
1) Rapport financier

2) Attribution des fonctions et répartition des tâches

3) Point sur le règlement intérieur

4) Point sur les événements

5)Calendrier

1 - Rapport financier

Le vice-président Mr Gallet Serge fait état du rapport financier pour l'année écoulée.

Recettes/Dépenses (répartition des charges : frais du compte bancaire associatif, contraction assurance, matériels consommables, fournitures diverses…). Demandes de subventions auprès des organismes et entreprises pour 2024.
Afin de garantir l'équilibre financier de l'association, le bureau soumet au vote de l'assemblée par majorité simple le projet du montant de la cotisation pour l'année 2024/2025, soit :

=> 1 membre 20 euros

=> 2 membres 30 euros

=> Encadrant 10 euros

=> à partir du 3ème membre forfait famille 40 euros

Rappel La majorité relative, ou majorité simple, résulte du plus grand nombre des voix obtenues pour un projet.

2 - Attribution des fonctions et répartition des taches

Le trésorier actuel étant démissionnaire, un appel à candidature a été fait pour le renouvellement du bureau : à l'issue des votes, ont été élu à l'unanimité :

Au poste de Président : M. BEAUCHAMPS Emmanuel

Au poste de Vice-Président : M. GALLET Serge

Au poste de Secrétaire : Mme DETON Sandra

Au poste de Trésorier : M. ERARD Philippe

Au poste de Trésorière Adjointe : Mme BONNEAU Véronique

Au poste de responsable matériel : Mr BOUDEY Jean-Bernard

Les candidats au poste d'encadrant (encadrement des enfants le mercredi) pour l'année prochaine (rentrée scolaire 2025) devront se faire connaitre auprès du président pour approbation.

3 – Point sur le règlement intérieur

Il a été rappelé que l'accès aux séances de tir du mercredi était prioritaire aux enfants et le samedi pour les adultes.

Il a également été mentionner qu'il serait bien de donner le règlement au moment de l'adhésion.

4 – Point sur les événements

Les points fort de la saison :

Maintien de la convention entre la ville de Roquefort et de l'association Les Archers de Roquefort pour l'année 2024/2025.
Invitation à l'adresse des membres de la municipalité pour une découverte de nos activités.
Les olympiades avec le collège de Roquefort
Participation au Forum des associations 2024

5 – Calendrier

Accueil de l'Institut Médico Educatif de Mont de Marsan les 21 et 22 octobre 2024 et tous les jeudis pendant la période d'avril à juin 2025
La création d'un livret d'accueil regroupant les informations pratiques de l'association, le règlement intérieur et les consignes de sécurité est envisagé.

Le président remercie au nom de l'association tous les adhérents bénévoles qui permettent la répartition des charges et tâches (encadrement des enfants et des adultes, sécurité et prévention, tâches administratives, besoins logistiques, entretien des espaces alloués...) Il rappelle par ailleurs l'importance de l'implication de tous les adhérents au sein de l'association dans la mesure de leurs possibilités personnelles. Toutes les contributions, mêmes partielles sont bénéfiques.

A l'issue du débat entre les membres et adhérents, le président de séance a mis aux voix les questions suivantes, conformément à l'ordre du jour :

Résolution 1 : Bilan annuel L'assemblée générale adopte la délibération à l'unanimité.

Résolution 2 : Attribution des fonctions et des taches
L'assemblée générale approuve la composition du bureau et son fonctionnement à l'unanimité.

Résolution 3 : point sur le règlement intérieur

Résolution 4 : Désignation des objectifs de l'année et calendrier, les résolutions ont été adoptée à l'unanimité.

Félicitation au nouveau bureau et remerciement à vous tous.

A l'issue du tour de table, l'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée.

Le 12 octobre 2024 à Roquefort 40120

Le Président

Emmanuel BEAUCHAMPS

Les archers de Roquefort Association régie par la loi du 1er juillet 1901

Siège social 58 chemin des chênes 40120 Roquefort

RNA W402008950

Procès-verbal de l'Assemblée Générale Ordinaire

Le 6 mars 2024, les membres de l'association se sont réunis en assemblée générale ordinaire sur le site du pas de tir à l'arc de Roquefort.

Le Président de l'association, Jean-Michel Logelin, dirige et déclare la séance ouverte. Le statut ne prévoit aucun quorum. Les convocations ont été notifiés au préalable par notification numérique et lors des séances aux membres et adhérents dument inscrits et à jour de cotisation. Sont présents les membres du bureau et autres adhérents.

Le Président rappelle que l'ordre du jour est le suivant :

1) Mots du Président

2) Rapport moral et financier

3) Renouvellement du bureau

4) Changement de siège social

Mots du Président

Le Président fait le bilan de l'association depuis sa création et tire les conclusions suivantes : l'association est d'année en année en progression constante au point de vu des adhésions, que cela soit au niveau des enfants les mercredis qu'au niveau des adultes les samedis et en profite pour remercie tous les membres pour leurs participation, leurs implications dans les différentes activités, matériel, rangements, compétition, remercie aussi certaines personnes d'avoir fait des démonstrations pour des comités d'entreprises.

Rapport financier

Le trésorier, Mathieu Dufau, expose le rapport financier avec un bilan positif. Le budget précédent a permis de renouveler le stock de tous les consommables (flèches, cordes, ...) a ceci l'ajout des subventions, contribution personnelle, démonstrations rémunérer, dons, ...

Renouvellement du bureau

Le président actuel étant démissionnaire, un appel à candidature a été fait pour le renouvellement du bureau : à l'issue des votes, ont été élu à l'unanimité :

Président : BEAUCHAMPS Emmanuel

Vice-président : GALLET Serge

Trésorier : DUFAU Mathieu

Secrétaire : DETON Sandra

Responsable matériel : ERARD Philippe

Changement de siège social

Suite au changement de Président le siège social de l'association a été également modifié et se sera désormais au : 156 chemin de Jeanton 40120 Roquefort.

Félicitation au nouveau bureau et remerciement à vous tous.

A l'issue du tour de table, l'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée.

Le 6 mars 2024, à Roquefort 40120

Le Président

Les archers de Roquefort Association régie par la loi du 1er juillet 1901

Siège social 58 chemin des chênes 40120 Roquefort

RNA W402008950

Procès-verbal de l'Assemblée Générale Extraordinaire

Le 8 novembre 2023 à 16h30, les membres de l'association se sont réunis en assemblée générale sur le site du pas de tir à l'arc de Roquefort.

Le Président de l'association Jean-Michel Logelin dirige et déclare la séance ouverte. Le statut ne prévoit aucun quorum. Les convocations ont été notifiés au préalable par notification numérique et lors des séances aux membres et adhérents dument inscrits et à jour de cotisation. Sont présents les membres du bureau et autres adhérents.

Le Président rappelle que l'ordre du jour est le suivant :
1) Rapport financier (bilan)

2) Présentation des dépenses, 2023/2024

3) Achats matériel ( hors consommable )

4) Renouvellement du bureau

5) Calendrier de l'année 2023/2024

1 ) Rapport financier

Le trésorier de l'association Mathieu Dufau a fait état du rapport financier pour l'année écoulée 2022/2023 en présence de l'assemblée. (État comptable en annexe)

2 ) Recettes/Dépenses(répartition des charges : contraction assurance, matériels consommables, fournitures diverses…). Demandes de subventions auprès des organismes et entreprises pour 2023/2024.

3 ) achatsarcs et cible animalière 3D

4 ) Renouvellement du bureau

Appel a candidature ; Une place est toujours disponible !

Après réflexion, Kristell s'est portée candidate au poste de secrétaire de l'association, ( vote a l'unanimité )

Le président propose que Emmanuel Beauchamps vu son implication au sein de l'association soit nommé vice président de l'association afin que dans un avenir proche il remplace le président actuel. ( vote a l'unanimité )

5 ) Calendrier 2023/2024

Participation à la compétition au championnat du monde de tir à l'arc mongol au mois de juin 2024 en Chine

Partenariat avec la mairie pour développer le tourisme,

Le repas annuel de l'association
La participation au Forum des associations de Roquefort est prévue pour septembre 2024

Le président rappelle les objectifs atteints pour la saison en cours :

L'association compte à ce jour 23 adhérents.

Maintien de la convention entre la ville de Roquefort et de l'association les archers de Roquefort pour l'année 2023/2024. Remerciements et invitation à l'adresse des membres de la municipalité pour une découverte de nos activités.

Contraction de l'assurance multirisques RAQVAM Maif associations et collectivités.

Déploiement de la Communication sur les réseaux sociaux (WhatsApp, Facebook et site internet de l'association).

Le président remercie au nom de l'association tous les adhérents bénévoles qui permettent la répartition des charges et tâches (encadrement des enfants et des adultes, sécurité et prévention, tâches administratives, besoins logistiques, entretien des espaces alloués...) Il rappelle par ailleurs l'importance de l'implication de tous les adhérents au sein de l'association dans la mesure de leurs possibilités personnelles. Toutes les contributions, mêmes partielles sont bénéfiques.

A l'issue du tour de table, l'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 18 heures par le président de séance.

Le 8 novembre 2023, à Roquefort (40120)

Le Président de séance Le Trésorier

Les archers de Roquefort Association régie par la loi du 1er juillet 1901

Siège social 58 chemin des chênes 40120 Roquefort

RNA W402008950

Procès-verbal de l'Assemblée Générale Ordinaire

Le 1 mars 2023 à 17h00, les membres de l'association se sont réunis en assemblée générale ordinaire sur le site du pas de tir à l'arc de Roquefort.

Le Président de l'association Jean-Michel Logelin dirige et déclare la séance ouverte. Le statut ne prévoit aucun quorum. Les convocations ont été notifiés au préalable par notification numérique et lors des séances aux membres et adhérents dument inscrits et à jour de cotisation. Sont présents les membres du bureau et autres adhérents. (Liste de présence en annexe).

Le Président rappelle que l'ordre du jour est le suivant :
1) Rapport financier

2) Présentation et vote de la grille de cotisation 2023/2024

3) Renouvellement du bureau

4) Calendrier de l'année 2023/2024

Rapport financier

Le trésorier de l'association Mathieu Dufau a fait état du rapport financier pour l'année écoulée 2022/2023 en présence de l'assemblée. (État comptable en annexe)

Recettes/Dépenses (répartition des charges : ouverture du compte bancaire associatif, contraction assurance, matériels consommables, fournitures diverses…). Demandes de subventions auprès des organismes et entreprises pour 2023/2024.

Grille de cotisation 2023/2024

Après présentation et débat sur la question, le président de l'association a fait procéder au vote de la nouvelle grille de cotisation pour les adhésions de l'année à venir (soit les renouvellements et nouvelles inscriptions à compter de septembre 2023) : Adoption à l'unanimité de la mesure.

Rappel : cotisation annuelle 2023/2024

Adhérent simple (adulte et enfant) : 30 euros

2ème adhérent : 20 euros

Adhérent encadrant, 3ème adhérent : 10 euros

Nota : Les candidats au poste d'encadrant (encadrement des enfants le mercredi) pour l'année prochaine (rentrée scolaire 2023/2024) devront se faire connaitre avant octobre 2023 auprès du président pour approbation.

Renouvellement du bureau

Il n'a été présenté aucune nouvelle candidature ou demande en ce qui concerne un renouvellement des membres du bureau initial déclaré en préfecture (2021).

Calendrier 2023/2024

Le repas annuel de l'association est arrêté au Dimanche 18 juin 2023 à Corbleu. Les détails de son organisation et de la participation des bénévoles seront communiqués sur l'application WhatsApp en temps voulu.

La participation au Forum des associations de Roquefort est prévue pour septembre 2023 avec pour objectif :

L'augmentation des adhésions auprès de la population adulte
La présentation dynamique des activités de l'association

Compte tenu des délais d'organisation et de réservation des infrastructures, le vide-grenier au profit de l'association est prévu courant octobre 2023. La réservation de la salle et la constitution de l'équipe organisatrice sera initiée avant les vacances d'été 2023.

Une Journée challenge sur parcours 3D est à l'étude pour la fin de l'année 2023.

Le président rappelle les objectifs atteints pour la saison en cours :

L'association compte à ce jour 32 adhérents.

Maintien de la convention entre la ville de Roquefort et de l'association les archers de Roquefort pour l'année 2023/2024. Remerciements et invitation à l'adresse des membres de la municipalité pour une découverte de nos activités.

Ouverture du compte bancaire de l'association (Crédit agricole).

Contraction de l'assurance multirisques RAQVAM Maif associations et collectivités.

Développement des infrastructures (pas de tir 60 mètres…) et diversification des animations (tir ludique).

Ouverture de la séance du samedi après-midi dédiée au tir dynamique pour les archers confirmés.

Déploiement de la Communication sur les réseaux sociaux (WhatsApp, Facebook et site internet de l'association).

Le président remercie au nom de l'association tous les adhérents bénévoles qui permettent la répartition des charges et tâches (encadrement des enfants et des adultes, sécurité et prévention, tâches administratives, besoins logistiques, entretien des espaces alloués...) Il rappelle par ailleurs l'importance de l'implication de tous les adhérents au sein de l'association dans la mesure de leurs possibilités personnelles. Toutes les contributions, mêmes partielles sont bénéfiques.

A l'issue du tour de table, l'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 18 heures par le président de séance.

Le 1 mars 2023, à Roquefort (40120)

Le Président de séance - Le Trésorier